与老员工“和平分手”之前，单位一定要做好这件事

员工离职，除了友好说再见外，用人单位还要注意什么？没错，那就是——离职证明！前段时间，朋友公司的一位员工离职。因为种种原因导致离职证明写的不规范被员工一纸诉状告到仲裁庭，单位因此赔了好几万……这件事引发了很多HR和企业管理者的思考，小小一张离职证明竟然如此重要。那么怎么写才能有效规避法律风险？


离职证明，在劳动法律中它的学名被称为“解除或终止劳动合同证明”，是用人单位与劳动者解除劳动关系的书面证明，是用人单位与劳动者解除劳动关系后必须出具的一份书面材料。它的作用在于：

• 证明用人单位与劳动者已经解除劳动关系；
• 证明按照正常手续办理离职；
• 证明是自由人，可以申请失业金或应聘新的职位；
• 可以凭此转你的人事关系、社保、公积金等等。

员工离职，单位为员工开具规范的离职证明，是法定义务。

根据《中华人民共和国劳动合同法》第五十条规定：用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。

劳动者应当按照双方约定，办理工作交接。用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的，在办结工作交接时支付。用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。

如果未按照法律要求给员工开具离职证明的，还会承担一定的法律赔偿责任。

根据《中华人民共和国劳动合同法》第八十九条规定：用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。

通常，因离职证明缺失导致的纠纷最主要是影响员工入职下家公司和耽误员工享受失业保险待遇。

比如，如果员工即将入职的新公司，offer上标明的工资是10000元，若因缺失离职证明而被耽误了三个月不能入职的话，上一家公司应该赔偿月薪*3，也就是30000元的赔偿金。

若因离职证明缺失导致其无法办理失业登记，不能领取失业保险金，单位就要依据当地标准如数赔偿员工失业保险金。

违法就要担责，这一点一定要注意（尤其是HR同学）。


别看离职证明小小一张纸，它的作用可大了。

（1）员工到新单位办理入职时，离职证明是必备品

员工平常跳槽求职时，用人单位通常会要求求职者提供上家公司的离职证明作为入职材料。单位这样做一方面是求证该员工上一份工作是否真实，另一方面也是用来确认该员工与上家公司已经解除劳动关系。

根据《中华人民共和国劳动法》第九十九条规定：用人单位招用尚未解除劳动合同的劳动者，对原用人单位造成经济损失的，该用人单位应当依法承担连带赔偿责任。

离职证明是确认员工已与上家公司解除了劳动合同的有力证据，具有法律效应，规避企业因使用与其他单位仍有劳动关系的劳动者，而承担连带责任的风险。

也就是说，员工没有原单位的离职证明，很多公司因为怕担风险，并不敢随意录用。而这些也从侧面揭示了，单位没有为离职员工妥善开具离职证明，会影响到该员工的再就业问题。如此也就不难理解为什么市面上有很多关于围绕“离职证明”发生的劳动纠纷了。

（2）员工领取失业金时，离职证明是必要文件

根据1999年国务院公布的《失业保险条例》，个人办理失业保险登记、享受失业保险待遇的角度，须持有城镇企业事业单位为失业人员出具终止或者解除劳动关系的证明。

此外，根据《中华人民共和国社会保险法》明确规定，失业人员凭借失业登记证明和个人身份证明，就可以到社会保险机构办理领取失业金的手续。

两项法规都规定，当员工选择暂不就业、需要享受失业保险待遇时，单位出具的离职证明是一项必备文件。如果单位没有给员工开具离职证明，则无法办理失业登记，这么一来就没有办法申领失业金。由此产生的后果可能就需要单位承担了。

（3）没有离职证明，可能会影响员工办理社保转移

近几年，“SOHO式办公”的兴起催生了一大批的自由职业者，那么员工从原单位离职，转而选择自由职业的也不在少数。

但自由职业会涉及到另一大问题就是“社保缴费主体变更”。员工从原单位离职选择从事自由职业时，若继续缴纳社保则需要到社保局办理社保关系缴费主体变更，转为灵活就业人员时，就必须向社保局提供离职证明了。

（4）若想办理档案转移，少不了离职证明

在离职的时候，办理个人档案转移，需要到人才交流中心存放个人档案，这时候就需要提供离职证明才能够发调档函。

正规的档案管理，都必须凭借存档单位出具的调档函才会寄出个人档案，如果没有离职证明的话，可能会影响办理。


员工离职，单位不仅需要为其开具离职证明外，还要注意离职证明应当规范书写。

根据《劳动合同法实施条例》第24条规定：用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明，应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。

除此之外，单位在为员工开具离职证明时，不要在离职证明中出现记载有劳动者的负面信息，如员工严重违法违纪、被公司开除、致使单位遭受重大损失……等等。

根据《中华人民共和国就业促进法》第三条规定：劳动者依法享有平等就业和自主择业的权利。这也就说明，凡是离职证明中出现对员工不利的信息，那么单位就会涉嫌违反求职平等原则，可能会致使劳动者减少或丧失就业机会。

一旦被员工仲裁或起诉，同样会面临较大的法律风险。

小提示：人在江湖，难免有离别。但对公司来说，与老员工告别也要走好必要的流程，让和平分手、互相祝福成为最好的结局。

本文参考官方资料：《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》、《劳动合同法实施条例》、《中华人民共和国就业促进法》、《中华人民共和国社会保险法》、《失业保险条例》

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